沖縄旅行の幹事になったら、近場の旅行よりもやることがたくさんあります。
例えば、ふつう幹事が行うような「みんなの予定合わせ」「宿の予約」に加え、「フライトの予約や時間合わせ」「フェリーの時間調べ」「レンタカー」「マリンアクティビティ」…など、本当にいろいろな仕事が増えます。
というのも、本州から向かうとなると、飛行機やフェリー、レンタカーなど沖縄ならではの移動手段の確保が必要になるからです。
また、沖縄での遊びとなると、シュノーケルやダイビングなどマリンアクティビティをする際には、ガイドさんをつけないと危険なので、これまた予約が必要になりますね。
そこでこの記事では、これまで50回以上沖縄に渡航し、沖縄旅行（個人旅行）の幹事を務めあげてきた管理人が、『実際、どんな仕事をしてきたのか・するといいのか』をまとめました。
管理人の幹事としての全知識を集結した、幹事のツボをご紹介しているので、お見逃しなく！！
幹事の仕事リストの使い方
※旅行や幹事の仕事は「これ」と決まっているわけではないので、慣れないうちは、協力し合える人で仕事を分配するといいかもしれません。
※幹事の“かゆいところまで手が届くレベル”のタスクをすべて列挙したので、必要ないものや手が回らない仕事は、自己判断で省いてください。
※タスクの重要度レベルは★で表示しています。
★★★…全力でやる。
★★…そこそこ頑張ればより良い旅行になる。
★…サービス、オマケ程度の気持ちで。
※タスクは、だいたいやる順序で並べていますが、前後しても問題ありません。
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幹事のツボ
幹事のみならず、参加者もできる限り早めの連絡を徹底したいところです。
特に日にち決めが重要で、連絡が遅くなればなるほど「フライトの席」「宿」「レンタカー」の選択肢が減るばかりか、「予約が数日違うだけで、まったく同じ内容なのに値段が相当高くなってしまうことが多々ある」からです。
同じ費用がかかるなら、ホテルをグレードアップしたり、食事やアクティビティを楽しむことに回したいですよね。
決定した日にちで実際にツアーやホテル・フライトなどを検索するまで、実際、価格なんてものは分かりません。
だいたい予想はできますが、ふだん沖縄旅行をしていないと、まったく見当がつかないと思います。
ですが、もし予算ありきで旅行を決める場合は、だいたいの目安があると予約しやすいですね。
日にちが決まってからだいたいの予算を決めるとか、順番はあとになってもいいでしょう。
また、『予算』といっても、
・フライト、宿、レンタカーなど、旅そのものにかかる費用だけを言っているのか
・アクティビティや食事代、入園料など、すべての費用について言っているのか
みんなで共通認識を持っておくと、トラブルを防げますね。
最初にはっきりさせておきたいのが、
◎メンバー全員そろって行くことが大事な旅行 なのか、
◎日にちが合う人だけで行く旅行なのか ということですね。
例えば、メンバーありきなのが、卒業旅行や社員旅行などになるかと思います。
日にちが合う人だけでサッと行ってくるのは、定期的に自然発生するような旅行ですね。
メンバー決めが必要なのは、後者にあたります。
行くのか行かないのかハッキリ連絡をするのが、参加者にもできる大事な仕事ですね。
「みんなの予定合わせ」が、いちばん大変な作業になるかと思います。
頻繁に連絡を取り合って、早めに決めてしまいたいところです。
ひとりひとり予定を聞いていると大変すぎるので、LINEなどで旅行専用のトークルームを設置して、こまめに文字で残して連絡を取り合うことが大切です。
幹事のツボ
幹事は、あらかじめ候補日をいくつかあげておくと、みんなが予定を決めやすいです。
あとは、参加者が「絶対にいけない日」「できれば避けたいが予定は変えられる日」など、どの程度の予定であるのか、伝えてくれると決めやすくなりますね。
また、ちょっと上級者向けになりますが、別にみんなの予定を合わせなくても、沖縄は行けます。
例えば、社会人になると、みんなが同じ出発地から行けるとは限りません。
関東や関西、その他の地域など、いろいろなところからそれぞれ出発し、現地集合になる旅もあるでしょう。
それはそれで、途中参加や途中解散の人が出てきても “みんなで旅行は可能” なので、全員の予定が合わなくても大丈夫です。
その旅でみんなが何を求めているのか・どんなことがしたいのか、大まかでいいのでまとめておくと、予約がしやすくなりますよ。
みんなが「共通の旅のテーマ」を認識しておくと、「思ってた旅行と違った。」「やりたいことがやれなかった。」などの不満が避けられ、みんなが満足できる旅になることでしょう。
例えば、
…など、いろいろな楽しみかたが考えられます。
参加者の意見をまとめるか、幹事がある程度テーマを絞って例を示すと、宿が決めやすいですね。
沖縄県といっても非常にたくさんの島に分かれており、距離にして南北約400kmもあるので、実際、飛行機でしか移動できない離島もたくさんあります。
例えば、沖縄に初めて行く人によくあることですが、
「石垣島と宮古島に行きたい！」「ちゅら海水族館と竹富島に行きたい！」
などの、とんでもない無茶振りをされることがあります（笑）
そもそも沖縄は、大きく「沖縄本島および周辺の島」「宮古諸島」「八重山諸島（石垣島含む）」の３つに分けられます。
長期旅行（一週間以上）でもない限りは、３つのうちのどれかに絞って行くべきだと、管理人は思いますね。
欲張ってどれもこれも行こうとすると、旅の内容が薄くなってしまいます。
例えば、「美ら海水族館」に行きたいなら「沖縄本島だけ」に絞ったほうが良いし、
慶良間諸島など本島周辺の島に行きたいなら、那覇観光とセットにしてもいいでしょう。
「宮古島」に行きたいなら、宮古島（および橋でつながった周辺の島）だけにする。
また、「石垣島」なら、島どうしが割と近くてフェリーで行き来できるので、八重山諸島周辺の島を巡る旅ができます。
※注）このブログで「ツアー」と言っているものは、「添乗員付きの団体ツアーではなく、個人旅行」を指しています。
大前提として、旅行の予約のパターンは、大きく以下の３つに分かれます。
| ツアー | 宿泊とフライトがセット。宿の候補が絞られているが、価格は安いことが多い |
| ダイナミックパッケージ | 宿泊とフライトをセットで選択する。その旅行会社が取り扱っている宿すべてから選べるなど選択肢は広いが、ツアーよりも若干価格が高め。 |
| 航空券と宿を 自分で別々に予約する | 安くなることもあれば、逆に高くつくこともあるので、検索してみないと分からない。 通常、航空券を予約するとすぐにキャンセル料がかかってくるので、フライトは慎重に予約しましょう。 |
みんな同じ出発地からまとまって行く場合は、ツアーがたいがい、いちばんお得になるかと思います。
また、ツアーやダイナミックパッケージだと、たいがい21日前までキャンセル料金が無料なので、万が一のときも安心ですね。（現在は、21日以前でも航空券にかかる取消料が、1件につき数百円～千円程度する場合もあるので注意）
まずは、ツアーでも個別の予約でも両方検索してみて、”その日程における価格相場の感覚” をつかみましょう。
いろいろツアーを検索していると、「素敵だな」「ロケーションが良い」「お手ごろだ」と思う宿の候補も絞れてくると思いますよ。
航空券は、日にちによる価格の変動がありますが、同じ日でも出発時間帯によって値段が激しく上下するのが当たり前です。
誰でも「できるだけ沖縄での滞在時間を増やしたい！」と考えるため、「連休初日の朝から出発して、連休終わりの夕方ごろに戻ってきたい」となりますよね。
レンタカー受取には時間がかかる
那覇空港の周辺にあるレンタカー屋さんに多いですが、レンタカーをゲットするまでに、すごく時間がかかります。
飛行機到着から車に乗れるまで、1時間程度、混雑時はそれ以上の余裕をみておいたほうが良いですね。
流れとしては、「空港から送迎バスに乗って店舗まで移動→受付→レンタカー受取」となります。レンタカー屋さんまでの移動時間が、けっこうなロスですなんですよね…。ハイシーズンでは、受付の待ち時間もなかなか時間がかかります。
行く島や旅の内容によって、レンタカーの要・不要があるかと思います。
もしレンタカーを使うなら、ある程度旅の内容が決まった時点で、即予約するのが吉！
というのは、現在、コロナ禍の影響で沖縄のレンタカー業界が縮小し、台数が少なくなっているからです。
予約のコツとしては、レンタカー予約時にフライトの発着時間が必要になるので、飛行機の予約後はすぐにレンタカーを予約してしまうことですね。
レンタカー検索サイトもいろいろありますが、これまで管理人が使ってきて良かったと思うのは
また、価格もいちばんお得になることが多かったので、迷ったら
じゃらんレンタカーは、割引クーポンを配布していることも多いので、お忘れなく！
レンタカーを使わない旅で、どうしても車でしか行けない場所に行きたい場合は、
全国各地で使える、簡単にタクシーが呼べるアプリです。沖縄は、本島以外にも石垣島や宮古島で稼働していますね。
今だと、タクシーの初乗り料金10回分が無料になっていますよ！（2022年8月現在）
例えば、
…など、1日の便数が3～4便と限られている島へ行く場合、高速船やフェリーの予約が必須になります。
とはいえ、石垣島から竹富島など便数が多い離島に行く場合は、特に困ることはなさそうです。ターミナルに到着したタイミングの船に乗れば大丈夫ですが、予約しておくとさらに安心ですね。
また、伊江島など通常の便数は少ないですが、船の予約ができない島（先着順）もありますので、各島の公式サイトや運航会社の情報をしっかりチェックしてくださいね。（2022年8月現在）
例えば、那覇空港に到着してすぐに座間味島行きの高速船に乗る場合、手荷物を回収したり空港からとまりん泊港へ移動する時間も加味して、１時間前後またはそれ以上の余裕をみておいたほうがいいですね。
宿泊施設は、まずは場所をしぼってから決めると、決めやすいかもしれません。
観光したい場所によっては、毎日別のホテルに泊まったほうが、移動時間の節約になるので旅のクオリティが上がりますね。（その場合、荷物を移動させながらになるので、レンタカーの広さ確認！）
また、宿泊施設には、以下のようにいろいろなタイプがあります。
あとは、予約時の必須事項として、朝食や夕食をつけるのかどうか。
管理人としては、朝食は付けたほうが旅行気分を味わえますし、朝早くからどこかに朝食を求めて出かけなくても済むので、だいたい朝食を付けて予約します。
夕食に関しては、「日中はガッツリ遊びたい！」という旅の場合、ホテルの夕食の時間が決まっていると時間に縛られてしまうので、あまり付けません。
管理人は夕食はホテル内ではなく、好きな時間に地元の居酒屋さんやレストランなどいろいろなところで食べたい派です。
周りに飲食店がない島だと夕食難民になってしまいますし、そもそも民宿の醍醐味は、夕飯を旅人みんなで食べながらゆんたく（おしゃべり）することにあるからです。
せっかく海がきれいな沖縄、旅行中に海でのアクティビティを最低１回は入れておくと、旅のクオリティが爆上がりします。
しかし、初めて沖縄旅行する場合、ふつうにビーチでパチャパチャと遊んでいれば、カラフルなお魚がたくさん見られると思うかもしれません。
＼沖縄のマリンアクティビティで使える／
ホテルが朝食のみのプランの場合、夕食のあたりを付けておいたほうが賢明です。
那覇ならまだいろいろお店があるので、大人数でなければその場で決めても入れることが多いです。（けど予約のほうが安心ではある。お店が多すぎて逆に選びにくいので）
しかし、那覇以外のホテルに宿泊する際、特にホテルから徒歩圏内のお店はすぐにお客さんでいっぱいになってしまうことが多いです。
これも、幹事はただ単に行きたいところを聞くのではなく、候補をいくつかあげておくと分かりやすいですね。
候補のなかから選んでもらうか、他にもあれば随時募集する。
「絶対に行きたい場所！」「時間があったら行くところ」など、みんなの温度差も把握しておくとコースが決めやすいです。
コロナ禍になってからは特に、コロナの流行状況によって、宿やホテルの値段が変動することが多くなりました。
ふつうは予約後、日にちが近づくにつれてだんだん値段が上昇していくんですが、コロナ禍では予約時より直前のほうが安くなるパターンも増えてきました。
最近始まったサービスで、いちど予約すればAIが自動的にいちばん安い料金に変更してくれる予約サイト
学生時代の修学旅行のように、しおりを作ると旅がいちだんと楽しくなるのでオススメ。
しおりが作れない場合は、最終的に全予約内容や金額のまとめを連絡してきます。
現地集合の場合、いつどこで誰と合流するか、どの便で来るのかも合わせて全員が情報を共有できるようにしておくのが大事。
その島にATMがあるのか、コンビニは徒歩圏内か、商店しかないのか、マックスバリューなど24時間営業のなんでもそろう店があるのかなどを大まかに連絡しておきましょう。
コンビニすらない離島なのにATMが使えると思い、現金が足りなくなってしまった、などのトラブルが防げます。
旅行前なのに、なぜか無茶して風邪をひいたり、風邪気味で調子が悪いまま来る人がたまにいます。
普段ならまだいいのですが、近年のコロナ禍では、それでは済まされません。
新型コロナに関しては、予防していてもかかってしまうときがあるので、もしかかってしまった場合はお気の毒ですが、渡航は控えていただく流れになるかと思います。【2022年8月現在、来訪者の皆様へ 参照】
沖縄県のコロナ特設ページにある「来訪者のみなさまへ」を、参加者全員がしっかり読んで理解し、ワクチン接種を2週間前までに最新の状態にするか、PCR検査を受けて来訪するようにします。【2022年8月現在の情報です。最新の情報をチェックしてください】
そのうえで、特に旅行２週間前からはしっかり体調管理するように、LINEなどで全員に送信しておきましょう。
航空券や運転免許証など、絶対に忘れられないものがあります。
また、初めて沖縄に行くメンバーは、沖縄で何が必要になるのかわかりにくいと思います。
連絡の際は、以下のもちものリストを活用していただくと、楽になるかと思います。
意外に役に立つ持ち物もすべて網羅していますので、忘れ物防止のために、ぜひ一度チェックしてみてください。
空港集合の場合、ダメ押しで、「どこの空港に集合するか」「集合時間（出発時刻の１時間以上前が理想）」を全員に連絡しておきましょう。
現地集合の場合も、いつどこで待ち合わせるか、再確認の意味で連絡しときましょう。
みんな同一で利用する料金（駐車料金やレンタカーの補償料金、ガソリン代など）は、毎度いちいち割り勘で集金していられません。
「みんなの財布」として、あらかじめ5,000円なり10,000円なりを集めておき、共通料金はその中から支払うようにすると、支払いが楽です。
最後、みんなの財布が余ったぶんは、お酒が飲めない人や小食の人など、割り勘負けをしていそうな人に多めに分配するのが妥当かな？と思います。レンタカーでずっと運転してくれた人などにも、配慮が必要かもしれません。
また、「みんなの財布制度」でなく、誰かがまとめて支払うときは、間違いなく
PayPayだと、払った人は、どの店でいくら払ったのか記録が残ります。
ただし、支払いの記録はレシートのように内訳（例：食べたメニューと金額）までは残らないので、レシートは別にしっかり保管しておくか、画像で記録しておきましょう。
また、解散後にお金のやり取りをする場合、銀行振込だと手数料がかかりますが、PayPayだと手数料なしで送金することもできます。
予約者が受付をすることになるので、必然的に幹事がすることになる仕事です。
もし幹事が何らかの事情で席を外していても、他の人でも受付できるよう、予約内容を全員に連絡しておきましょう。
（同上）
最近はみんなスマホで撮影できるので、惜しまずにたくさん撮影しあいましょう！
カメラ係くらいは、幹事ではなく他の人に任せてもバチは当たりません（笑）！
食事代などもみんなの財布から出した場合、お酒を飲んでいない人やあまり食べなかった人、レンタカーの運転者には、補正で少し多めに返金するといいかもしれません。
※人の感覚によるところですので、それぞれのグループのルールで分配してください。
注意点ですが、勝手に補正して分けるのではなく「こういう理由でこの人には多めに分けます」と、全員に伝えてから渡すと、トラブルを防げます。
LINEのアルバムや、GigaFile便などを使うと、大量の写真が交換しやすいです。
幹事の仕事で最大級に大変なのは、旅行を取りやめにすることになった場合です。
理由はいろいろあるかと思いますが、その多くは台風など天候によるものでしょう。
以下の記事に、実際に管理人が沖縄旅行の予約を全てキャンセルしたときの記録をまとめましたので、ご参考まで。
※この記事は、随時更新中です